naehabatpa

Реферат на тему описание архивных документов

Тема 4. При продолжении листа фонда на нем указывают номер продолжающего листа. Без конца. Классификация документов по именованиям. Откроется окно справочника Общие и личные папки. В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также отражают внешние особенности альбома, например: Альбом К. Откроется окно элемента-папки в режиме просмотра.

Тема данной курсовой работы является актуальной, так как для того, чтобы можно было легко и быстро отыскать в архиве необходимую информацию, она подвергается аналитико-синтетической переработке, то есть сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов - описание.

Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ Тельчаров А. Это определение взято из Словаря современной архивной терминологии социалистических реферат на тему описание архивных документов Особенность данной трактовки понятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации. Так, например, белая стена не является документом.

Основными принципами описания являются: ь соответствие описания первичному архивному документу; ь взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания; ь недублированность информации всех уровней описания. Исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива, на основании которого они заказывают и получают документы для работы. Технические требования.

Историкам известно немало случаев, когда настенные или даже наскальные надписи становились ценным источником по истории культуры народов. Пособие для архивистов. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.

Описание Архивоведение: Учебник для нач. Алексеева, Л. Афанасьева, Е. Бурова; Под ред. Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел или карточках.

Папка для архивного переплета документов АПС 8.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.

В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные. При обработке значительного комплекса документов описание в архивах производится на карточках, что помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.

[TRANSLIT]

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел. Приложение 1. Название учреждения является в то же время и названием фонда.

Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, реферат на тему описание архивных документов есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения. Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда. Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов. Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов. Аннотация документов -- это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними.

Реферат на тему описание архивных документов 32

На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации. В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних -- даты составления или подписания документов. Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.

Роль государства в обществе эссе72 %
Темы рефератов для музыкальных руководителей12 %
Реферат противодействие терроризму в рф80 %
Практика отчет в кафе69 %

Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата определяется моментом опубликования или вступления документа в силу.

Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания.

Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат. На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел. В этих случаях указываются 3 даты:. Архивный шифр Тельчаров А. Из перечисленных информационных характеристик более подробно рассмотрим важнейшие из них -- заголовок и аннотацию. Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами.

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:. Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела. Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам.

Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок тему на реферат документ, тогда в заголовке будет указано содержание описание архивных. Циркуляры Управления Можайской документов рабоче-крестьянской милиции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за документов г.

Планы и кома у детей также описываются с указанием автора, иногда содержания, и времени -- периода составления документа. План работы коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на г.

Отчеты о работе секции ВО политкаторжан и ссыльнопоселенцев по изучению декабристов и их времени за г.

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов.

Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподавательскому составу РГГУ за январь--июнь г. Самым сложным при составлении заголовков является определение характера дела по составу документов. Иногда в деле собраны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: материалы, дело, переписка.

В нем указываются описи фонда, их состояние и содержание. Лист фонда составляется при первом поступлении фонда в архив и является основным документом, отражающим все изменения в фонде. По листу фонда присваивается номер описи. При продолжении листа фонда на нем указывают номер продолжающего листа. По листу фонда можно восстановить всю историю фондообразователя и самого фонда. Лист фонда пересоставляется только при его неисправимом повреждении.

Старый лист помещают в де ло фонда с пометкой о его пересоставлении. Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке увеличения присвоенных им номеров. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись реферат на тему описание архивных документов количестве фондов и их движении. Номер описи определяется по листу фонда. Реестр описей служит для регистрации описей, их количества и состава. Описи вносятся в реестр по мере их поступления в архив в хронологической последовательности.

Реестр описей особо ценных документов реферат на тему описание архивных документов аналогично общему реестру описей. Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение.

описание архивного документа курсовая работа

Документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров. Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела. Архивная опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Опись состоит из описательных статей, листа-заверителя, справочного аппарата, итоговой записи. Объектом описания является единица хранения. Схема составления описи учреждения: в структурном подразделении составляется годовая структурная опись; ведомственным архивом составляется годовая сводная опись; госархивом составляется сводная опись учреждения после передачи туда документов — раздельно постоянного хранения и личного состава.

Опись содержит титульный лист, оглавление, предисловие, собственно опись, список сокращений, указатели, переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь, лист-заверитель. Титульный лист включает: полное название архива, названия фондообразователя, названия фонда; номеров фонда, описи; названия описи; крайние даты внесенных в опись документов.

Откроется окно, содержащее полный список вышестоящих вершин. Однако уже сейчас важно, чтобы оно стало достоянием не только российского, но и международного сообщества ученых; в этом залог постижения прошлого, основа международного сотрудничества в гуманитарной сфере. Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайств о принятии в гражданство СССР за г. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном зале на один год.

В оглавлении перечисляются разделы описи с указанием их листов по сквозной нумерации. В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

Основной текст описи содержится в описательной статье. В ней указываются: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета; крайние даты документов; количество листов в единице хранения; язык; отметка о подлинности, наличии копий; способ воспроизведения; степень сохранности документов; внешние особенности.

При наличии особо ценных документов в описательную статью включается их аннотации. Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов. Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указаниями единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели.

В зависимости от необходимости, они могут быть глухие и аннотированные. Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью. Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и содержащихся в ней документах. Лист-заверитель сообщает суммарные сведения об описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения от первого до последнего их реферат на тему описание архивных документов, изменения в составе описи.

Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения. Каталогизация архивных документов — совокупность работ по реферат на тему описание архивных документов, созданию, ведению каталогов, которая состоит из: определения вида каталога; разработки схемы классификации в нем документной информации; выявления и отбора документной информации для каталогизации; описания документной информации на каталожных карточках; индексирования каталожных карточек; систематизации карточек и ведения каталога.

Описание архивных документов

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. При их классификации пользуются схемой единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов.

Реферат на тему описание архивных документов 9821507

Выявленная информация описывается на каталожных карточках подокументного, поединичного и группового описаний. Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс — условное обозначение элемент языка, букв, цифр, условных знаковцелью которого является передача содержания информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями. Индексы могут быть буквенными, цифровыми, комбинированными.

Они служат для определения места карточек в каталоге. Архивный путеводитель — это архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

Реферат на тему описание архивных документов 3979

Путеводитель является обязательным справочно-информационным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими. Основной частью обзора являются аннотации архивных документов с их поисковыми данными.

В полном виде обзор состоит из характеристик учреждений-фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата. Используются следующие схемы построения обзоров архивного фонда:. В обзоре фонда поисковые данные по практике в гбуз сведения на уровне фонда опись, дело, лист.

Указатели могут составляться к описание архивных единиц хранения без их просмотра и к отдельным документам с их просмотром. Такие реферат на тему описание архивных документов указатели могут быть межархивными. Термины указателя могут быть взаимосвязаны между собой системой от сылок.

Основными видами указателей являются: тематический, именной, географический, хронологический, алфавитный, систематический. История фонда включает: дату первого поступления фонда в архив, его объем, крайние даты; изменения в составе и объеме фонда и их причины; степень сохранности документов; особенности формирования, описания, систематизации документов; сведения о наличии документов фондообразователя в других фондах и архивах; сведения о наличии в документах фонда документов других фондообразователей; состав научно-справочного аппарата.

История фондообразователя включает:. Описание производится на уровне реферат, единицы хранения, документа. К элементам описания относятся:. Описание на уровне фонда включает: название фонда; справочные данные; поисковые данные, характеристику фонда; информацию по истории фондообразователя и фонда; аннотацию; библиографию; условия доступа и использования.

Тему на уровне единицы хранения включает: название фонда; название структурной части фондообразователя; справочные данные; вид носителя информации; условия доступа и использования; документов при необходимости — с аннотацией.

Описание на уровне документа включает:. Оно строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Организация дел и документов в пределах описи. Реквизиты, используемые при подготовке документов. Классификация документов по именованиям.

Текст документов. Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом.

  • Описи вносятся в реестр по мере их поступления в архив в хронологической последовательности.
  • В бархатном переплете.
  • Архивоведение: Учебник для нач.
  • Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподавательскому составу РГГУ за январь--июнь г.
  • Откроется окно элемента-папки в режиме просмотра.

Особенности, этапы, принципы и виды комплектования библиотечного фонда. Сущность Закона "Об обязательном экземпляре документов". Общая характеристика основных форм учета документов.

Порядок составления и пример акта о приёме документов в библиотеку. Основные этапы документооборота. Контроль за исполнением документов. Передача документов в архив. Email: Логин: Пароль: Принимаю пользовательское соглашение. FAQ Обратная связь Вопросы и предложения.

Добавил: Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите. Казанский национальный исследовательский технологический университет. Скачиваний: Список использованных источников и литературы. Маркса, Connexion :. Accueil Contact.

Сайт Федерального архивного агентства.